Fast jedem ist der „Knigge“ irgendwie ein Begriff, wegen des Buches „Über den Umgang mit Menschen“ des Freiherrn Adolph von Knigge aus dem 18. Jahrhundert. Sein Name steht bis heute für gutes Benehmen in allen Lebenslagen, obwohl es sich dabei nicht um eine Sammlung von konkreten Benimmregeln handelt, sondern um ein Werk, das Hinweise zu einem wertschätzenden und respektvollen guten Umgang miteinander geben will.
Um das zu erreichen, ist es auch im Büro-Alltag wichtig, sich an bestimmte elementare Regeln zu halten, für ein konstruktives gemeinsames Arbeiten – und ein erfolgreiches Erklimmen der Karriereleiter.
Als modernste Form des Zusammenarbeitens gilt heutzutage das Großraumbüro, weil es kurze Kommunikationswege fördern soll. Die großzügigen, meist loft-artig gestalteten Office-Flächen stehen für einen kreativen Arbeitsalltag mit flachen Hierarchien und entspannt miteinander kommunizierenden Mitarbeitern. Ohne weite Wege können so bestenfalls einfacher Informationen ausgetauscht und schnellere Entscheidungen getroffen werden.
Doch an einem fehlt es oft bei Kolleginnen und Kollegen, auch, wenn sie sich an diese neue Form des Arbeitens ohne Ruhe oder Privatsphäre am Arbeitsplatz (im Fall von Mitgliedern der Boomer Generation) gewöhnt haben oder es gar nicht anders kennen, wie bei Gen-Zlern: Auch das eigene Verhalten am Arbeitsplatz muss der „offenen“ Arbeitsumgebung angepasst werden.
Hier kommen die 10 wichtigsten Regeln, mit denen Ihr erfolgreich den Büroalltag meistert:
- Geräusche vermeiden, also kein lautes Telefonieren/Teilnahme an Video Calls ohne Headset, ruhestörende Angewohnheiten wie lautes Rühren in der Kaffeetasse, Schubladen-zuwerfen mit Wumms oder gar regelmäßiges lautstarkes Fluchen über unerfreuliche Mails oder akut misslungene Projektaufgaben. Und natürlich sollte man beim Ansteuern oder Verlassen des eigenen Schreibtisches morgens und abends einen großen Begrüßungs- oder Verabschiedungs-Umstand vermeiden, der potentiell alle im Raum aus ihrer Konzentration reist.
Anders als beispielsweise in einem Zweier-oder Dreier-Büro ist es hier keine Frage der Höflichkeit, beim ersten Betreten in der Frühe alle Anwesenden mit einem lauten „Guten Morgen“ zu begrüßen. Wer zufällig gerade in die eigene Richtung schaut, wird mit einem Lächeln und Nicken bedacht, wer einem im Gang zwischen Arbeitsplätzen entgegenkommt, kann mit einem gedämpften „Hallo“ begrüßt werden. Und natürlich nicht quer durch den Raum der Kollegin in der hintersten Ecke eine wichtige News zurufen, entweder kurz herübergehen oder Chatfunktion des Mailprogramms zum kurzen Update nutzen! - Geruchsbelästigung 1 So zeitsparend und bequem es für denjenigen ist, der keine Zeit und Lust hat, seine Essenspause in der Kantine oder außerhalb zu verbringen, essen am Schreibtisch gehört sich nicht, schon gar nicht, wenn es sich um warme Speisen handelt. Der Essensgeruch verbreitet sich, es ist eine Zumutung für alle anderen, nicht nur, wenn man kein Fan des betreffenden Gerichtes ist (selbst, wenn man das benutze Geschirr nicht den Rest des Tages für alle sichtbar an einer Ecke des Tisches parkt sondern sofort wegräumt).
- Geruchsbelästigung 2 Das Thema ist ebenso peinlich wie wichtig: Im Großraumbüro ist jeder gefragt, noch mehr als sonst auf seine Körperhygiene zu achten. Wer schon morgens nach einer längeren schweißtreibenden Fahrt mit dem Bike ins Büro keine Erfrischungspause in den Waschräumen einlegt und sich auch nicht die Mühe macht, T-Shirt oder Hemd zu wechseln, hinterlässt unweigerlich durch den Luftzug beim Vorbeigehen an anderer Leute Schreibtischen eine unangenehme Geruchsspur, rücksichtlos! Ähnliches gilt übrigens auch für das sehr starke Einsprühen mit Parfum oder After Shave, auch diese „Wohlgerüche“ stören im professionellen Umfeld.
- Komfortzonen beachten Auch wenn man keinen wirklich eigenen Schreibtisch, geschmückt mit privaten Gegenständen und Familienfotos wie früher mehr sein eigen nennen kann bei dieser Form des Arbeitens, gilt ein Arbeitsplatz, wurde er einmal für den Tag oder die Dauer eines Projektes von einem Kollegen oder einer Kollegin besetzt, als dessen persönlicher Bereich. Sich ungefragt von dem Schreibtisch einen Stift nehmen, dort eine gebrauchte Kaffeetasse stehen lassen oder sich gar mal eben auf den fremden Bürostuhl werfen, um zu telefonieren oder gar von dort aus spontan an einem Teams Call teilzunehmen, geht gar nicht!
- Flache-Hiercharchien-Missverständnis: Nur weil Chef oder Chefin nicht mehr mit Sekretärin vor der Tür im größten Einzelbüro des Stockwerks residieren, sondern mit im Großraum sitzen, heißt das nicht, dass man genauso spontan und formlos mit einem Anliegen auf seine Vorgesetzten zugehen kann, wie auf den Kollegen mit ähnlicher Jobbeschreibung. Auch hier empfiehlt sich, einen Termin zu machen, wenn man Gesprächsbedarf hat, sonst entsteht schnell der Eindruck mangelnden Taktgefühls in Sachen Einhaltung des professionellen Abstands.
- Fairnessgebot Nicht mit fremden Federn schmücken, soll heißen: Niemals gute Ideen oder gelungene Verhandlungen beim Kunden von Mitarbeitenden als die eigene Leistung darstellen. Falls der Chef Euch irrtümlich lobt, das Missverständnis aufklären. Ehrlich währt immer noch am längsten, auch im Job (außerdem kommt es meist doch irgendwann heraus, dann droht zusätzlich Vertrauensverlust).
- Gleichheitsgebot Ebenso sollte man seine besten Manieren nicht nur für Vorgesetzte reservieren. Die Basis-Regeln eines respektvollen Umgangs auf Augenhöhe miteinander auch im Berufsleben sollte man verinnerlicht haben und grundsätzlich jedem Menschen gegenüber anwenden. Türen aufhalten, beim Tragen helfen, und wenn kein Kaffee mehr da ist, selbstverständlich direkt neuen kochen, ist Aufgabe jedes einzelnen, nicht nur für die „unteren Ränge“ wie Praktikanten, Werk-Studierende oder Auszubildende.
Das gilt für Kollegen (m,w,d) jeglicher Hierarchieebene und Ethnie ebenso, wie auch für Kantinenpersonal, Hausmeister und Reinigungspersonal.
Wer bei einer zufälligen Begegnung mit dem CEO beinahe eine Verbeugung macht vor lauter Ehrfurcht, den Raumpflegern aber keinen Morgengruß oder ein lächelndes Dankeschön für’s Reinigen der Teeküche schenkt, weil er oder sie sich für etwas Besseres hält, disqualifiziert sich selbst damit, vor seinem beruflichen Umfeld als unreifer Mensch ohne Herzensbildung. Aber auch bei den Vorgesetzten kommt es nicht gut an, wenn sie solche Verhaltensweisen mitbekommen. Nach oben buckeln und nach unten treten/ignorieren ist eine ungeeignete Verhaltensweise für eine zukünftige Führungskraft und kann richtig negative Auswirkungen auf die spätere Karriere haben. - Haltung bewahren: Gleiches gilt für die Fähigkeit, unter allem Umständen ruhig und professionell zu bleiben. Auch das werden Vorgesetzte immer zu schätzen wissen, anders als Wutausbrüche bei misslungenen Verhandlungen, oder das Auslassen schlechter Laune an Kolleginnen und Kollegen. Wer mal so schwere private Sorgen hat, dass er seine schlechte Stimmung nicht in den Griff bekommt, sollte lieber einen Home Office-Tag einlegen, bis er sich wieder beruhigt hat, statt seine Missstimmung an anderen abzureagieren. Auch ein vorausschauender Umgang mit eigenen Schwächen oder Leistungstiefs zeichnet eine zukünftige Führungskraft aus.
- Preußische Tugenden wie Pünktlichkeit und Verlässlichkeit habe überhaupt nicht ausgedient, sondern sind aktueller denn je! Deadlines unbedingt einhalten oder notfalls rechtzeitig Bescheid sagen, wenn Ihr merkt, dass ein Termin nicht zu schaffen ist. Professionelles Zeitmanagement ist eine Kernkompemtenz, dazu gehört auch, mal nein zu sagen, um nicht ständig unter Zeitdruck zu geraten. Natürlich ist es keine Schande, um Hilfe zu bitten.
- Die Sache mit der richtigen Anrede: Siezen oder duzen -gerade in Deutschland immer noch ein Thema, das für viel Unsicherheit sorgt, gerade im Umgang unterschiedlicher Generationen miteinander. Anders als im Privatleben, wo es nach dem Senioritätsprinzip des Alters und/oder dem Geschlecht geht (Alter vor Jugend, Damen vor Herren …), läuft es im Job nach Hierarchie-Ebene im Unternehmen. Selbst wenn Vorgesetzte jünger sind, dürfen nur sie Euch das Du anbieten. Tun sie dies, sollte man sich dann auch daran halten (auch wenn es im Einzelfall schwerfallen mag). Ist man neu in der Firma, wird man schon beim Herumführen am ersten Arbeitstag Hinweise darauf bekommen, wie der übliche Umgang mit dem Du oder Sie sich hier gestaltet. Im Zweifel lieber erstmal beobachten oder direkt nachfragen, als vorpreschen und ungefragt alle duzen!